Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Plattform vizfeedback.de stellt technische Infrastruktur zum Austausch und zur Nutzung von Bildmaterial im Rahmen von Veranstaltungen bereit. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zu den folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Plattformfunktionen und Authentifizierung über individuelle Zugangscodes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

3. Umfang der verarbeiteten Daten

Es werden nur technisch notwendige Daten verarbeitet:

• Veranstaltungsdaten: von Veranstaltenden hinterlegte Inhalte, wie Veranstaltungsbeschreibungen, Compliance-Hinweise oder Aufgaben für Teilnehmende; diese können je nach Nutzung personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, Kontaktdaten oder organisatorische Hinweise).
• Zugangsdaten: individuelle Zugangscodes, die einen Personenbezug aufweisen können.
• Email-Adressen: werden nur erfasst und gespeichert, wenn ein Login über die Email-Adresse gewünscht ist (optional). Eine Nutzung zu anderen Zwecken als dem Versand von Zugangstokens erfolgt nicht. Emailadressen und die zugehörigen Accounts werden 30 Tage nach dem Ende der jeweiligen Projektlaufzeiten aus dem System gelöscht.
• Bilddateien: Originalbilder, unverändert, einschließlich eventuell enthaltener Metadaten (EXIF), wie Aufnahmezeitpunkt und Aufnahmeort. Diese werden unverändert an die jeweiligen Veranstaltenden weitergegeben.
• Verbindungsdaten: IP-Adressen und weitere technische Daten, die für einen zuverlässigen und sicheren Betrieb erforderlich sind. Technische Cookies werden ausschließlich für notwendige Plattformfunktionen eingesetzt. Diese Daten werden nur vorübergehend zu technischen Zwecken verarbeitet und nicht über das für die Sicherheit notwendige Maß hinaus gespeichert.

4. Auftragsverarbeitung

Der Betreiber handelt im Auftrag der jeweiligen Veranstaltenden (Art. 28 DSGVO). Die Veranstaltenden sind datenschutzrechtlich Verantwortliche für die hochgeladenen Inhalte.

5. Speicherdauer und Backups

• Bilddateien: Löschung einzelner Bilddateien durch Nutzende während der Bearbeitungsfrist jederzeit möglich, plattformseitig erfolgt vollständige Löschung nach Ablauf der vereinbarten Projektlaufzeit.
• Backups: Daten werden nach Löschung unmittelbar aus den Produktivsystemen entfernt. Gelöschte Daten können jedoch in Caches und Backup-Systemen bis zu einem Monat verbleiben, bevor sie unwiderruflich gelöscht werden.

6. Datensicherheit und Infrastruktur

Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten technischen Dienstleistern innerhalb der Europäischen Union zusammen, um deine Daten sicher und DSGVO-konform zu verarbeiten. Mit allen Dienstleistern bestehen unterzeichnete Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO):

• Netcup GmbH (Deutschland): Stellt Server-Infrastruktur für das Hosting unserer Haupt-Anwendungs- und Datenbanksysteme bereit.
• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Stellt Server-Infrastruktur für Backup und Archivierung bereit.
• BunnyWay d.o.o. (Slowenien): Betreibt das Bunny CDN Content Delivery Network, das ausschließlich für die effiziente Auslieferung gespeicherter Bilder genutzt wird (konfiguriert für europäische Standorte). Um die Datenerhebung zu minimieren, ist das Logging deaktiviert. Es werden nur Daten verarbeitet, die für den technischen Betrieb und die Sicherheit zwingend erforderlich sind.

Unsere Server befinden sich in Wien (Österreich) und Nürnberg (Deutschland), sodass wir die hohen europäischen Datenschutzstandards einhalten. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS) und wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik zum Schutz deiner Informationen um.

Unsere Plattform folgt dem Prinzip Privacy by Design: Wie oben beschrieben, erheben und verarbeiten wir ausschließlich die für den Betrieb und die Sicherheit notwendigen Daten.

7. Rechte der betroffenen Personen

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 15–21 DSGVO. Anfragen an datenschutz@vizfeedback.de.

8. Beschwerderecht

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen oder jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.